Miguel Angel Sabal: Empresas deben optimizar el uso del WhatsApp en sus procesos gerenciales
Miguel Angel Sabal, ingeniero experto en tecnología y gerencia de empresas, reconoce la enorme utilidad de la plataforma WhatsApp en los procesos gerenciales de la actualidad. Sin embargo, hace una serie de observaciones pertinentes para optimizar su uso.
Sabal explica que la popular aplicación de mensajería ha revolucionado la comunicación y ahora se utiliza como una poderosa herramienta de gestión, tanto en el sector privado como en el público.
“Esta aplicación ha transformado la forma en que los gerentes interactúan con sus equipos, aumentando la eficiencia, reduciendo la burocracia y optimizando la supervisión”, señala el especialista.
La necesaria inmediatez
Miguel Angel Sabal asegura que una de las ventajas más importantes de usar WhatsApp como herramienta de gestión es su capacidad para facilitar la comunicación inmediata.
La aplicación permite acortar de manera significativa los tiempos para enviar mensajes a sus destinatarios y las respuestas a los mismos. Es un trecho que se reduce frente al correo electrónico, llamadas telefónicas e, incluso, el contacto cara a cara.
“Esta comunicación en tiempo real optimiza la toma de decisiones y ayuda a resolver problemas rápidamente”, agrega Sabal.
El experto afirma que los chats grupales en WhatsApp ayudan a los equipos a mantenerse conectados y proporcionar actualizaciones sobre el progreso del trabajo sin retrasos.
La “masificación” del WhatsApp en la compañía
Miguel Angel Sabal llama a reflexionar sobre lo que podría denominarse una “masificación indiscriminada” del uso del WhatsApp, de sus mensajes y destinatarios, en las organizaciones.
La pregunta aparece cuando no se está seguro si este tipo de comunicación es apropiada hasta un determinado nivel de jerarquía en las organizaciones, o por el contrario se limita a la gerencia media-alta.
“La tendencia actual es que cada vez se establecen menos barreras para sacar ventaja de la inmediatez”, responde Sabal ante la duda.
En esta misma línea, para reforzar su tesis, añade que en el sector privado, las juntas directivas de conglomerados, corporaciones y trasnacionales empiezan a convocarse o confirmarse a través de WhatsApp.
“En el sector público, me atrevería a afirmar que hoy en día, muchos mandatarios, utilizan esta herramienta para solicitar reportes de avances, convocar consejos de ministros, solicitar información actualizada para discursos y, por qué no, para girar instrucciones”, apunta el experto.
Una plataforma accesible
Miguel Angel Sabal indica que otra ventaja de WhatsApp es su accesibilidad, ya que los gerentes y sus miembros del equipo pueden comunicarse desde cualquier lugar, en cualquier momento.
Se convierte en un valor agregado cuando se coloca en la perspectiva de poder atender y solucionar problemas a distancia, sin necesidad de estar presentes en la oficina.
“Esto lo hace ideal para equipos remotos, freelancers y entornos de trabajo en casa, ventajas que adquirieron relevancia durante la pandemia COVID-19 y que llegaron para quedarse”, señala.
La importancia de las reglas en el WhatsApp
Miguel Angel Sabal alerta que la ventaja de la accesibilidad que ofrece WhatsApp también se puede convertir en un problema para la organización que su esta APP.
La situación se complica cuando los gerentes no establecen límites y reglas claras en cómo, cuándo y para qué se utiliza el WhatsApp como herramienta de supervisión y seguimiento.
“Ante la ausencia de acuerdos explícitos entre los jefes y los colaboradores, se generan tensiones que podrían derivar en un impacto negativo en el ambiente laboral, asi como en la productividad de las organizaciones”, advierte Sabal.
Otro asunto importante a considerar es lo referente a la práctica de algunos gerentes que, con o sin intención, solicitan reportes en horarios destinados al descanso o dispersión.
Puede ocurrir que los supervisados se desconecten de sus responsabilidades en etapas críticas que requieren de la atención en tiempo real, basados en la premisa que no responderán, porque están en su momento de descanso.
“Si usted se siente identificado, la recomendación es que establezca acuerdos, reglas y condiciones con su supervisor o supervisado, que le permita seguir sacando provecho de la inmediatez, sin abusar, ni ser abusado”, subraya el ingeniero especialista en tecnología y negocios.
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